Medewerkers Overleg 2018

Beste coördinatoren en andere vrijwilligers van de VSSM.
Op 24 November 2018 is het weer zover: ons jaarlijkse medewerkers overleg (MOV)!
Het is jullie kans om met elkaar en het bestuur op een open en directe manier van gedachten te wisselen over allerlei zaken die ons bezighouden maar ook om elkaar te ontmoeten en te inspireren met ideeën die er leven.

De Algemene Ledenvergadering (ALV) is de plek waar besluiten genomen worden maar binnen het MOV staan discussie en elkaar informeren centraal. Een andere vorm van contact met elkaar maar minstens net zo belangrijk voor de vereniging. Juist door niet gehinderd te worden door formele zaken en stemmingen, kunnen we open over het wel en wee van de vereniging met elkaar praten. Voor ons als bestuur is dat essentieel!

Vanzelfsprekend zullen we, met diegenen die dat willen, na afloop weer gezamenlijk lekker uit eten gaan. Dit is op kosten van de VSSM, als dank voor de inzet!

Als bestuur willen wij graag de volgende punten bespreken
• Vaststellen agenda
• Verslag MOV 2017
• Problematiek geschikte locaties
• Jubileum
• Informatie, tips, probleempjes, succesverhalen vanuit de groepen
• ? Hebben jullie agendapunten?
• Rondvraag

Als je agendapunten wilt toevoegen, dan heel graag!
Stuur een e-mail aan het secretariaat info@vssm.eu met een korte beschrijving van wat het punt inhoudt en wat je er mee zou willen bereiken.
Doe dat s.v.p. voor 10 november zodat wij dat nog aan de coördinatoren kunnen doorsturen.

Dus noteer:
Datum: 24-11-2018
Plaats: De Berghut in Amersfoort
Tijd: van 14.00 tot 17.00, daarna uit eten.

Aanmelden:
De medewerkers kunnen zich via de coördinator van hun groep aanmelden. Een medewerker is iemand die zich met regelmaat tijdens de activiteiten of daarbuiten inzet voor de VSSM.
Coördinatoren, geef s.v.p. voor 18 november aan met hoeveel mensen jullie vanuit jullie groep komen.

Wil je als coördinator het verslag van het MOV 2017 en eventueel andere stukken ook aan je medewerkers geven? Kosten daarvoor gemaakt kunnen worden gedeclareerd uiteraard.

Namens het bestuur, Edwin, Secretaris

ALV 21 april 2018

Beste leden,

We zitten weer in een nieuw jaar en een van de zaken die dan binnen de vereniging aan de orde komen is de “Algemene Ledenvergadering” (ALV). Voor de vereniging is dit een belangrijk moment. Wij zijn met elkaar de vereniging maar elke groep heeft een grote mate van zelfstandigheid. Het is daarom goed om ten minste eens per jaar met elkaar van gedachten te wisselen over het afgelopen jaar en te kijken naar plannen voor dit jaar en de nabije toekomst.

Uiteraard is het niet goed om suggesties en kritieken op te sparen voor een ALV want daar bewijzen wij de vereniging geen dienst mee. Tijdens de komende vergadering zal een van de leden een voorstel voor een nieuwsbrief, die hij bij het bestuur heeft neergelegd, delen met alle aanwezigen zodat we daarover met elkaar kunnen discussiëren. Doordat wij al met deze persoon in gesprek zijn, kan er op de ALV een wat voldragen plan besproken worden. Omdat het hier niet gaat om een nieuw beleid maar eerder om een uitbreiding van communicatie, is daar geen formeel besluit voor nodig. Als bestuur zijn wij blij met dergelijke initiatieven omdat wij ook maar gewone vrijwilligers zijn en niet alles kunnen doen of soms ook niet doorzien.

Een andere discussie die wij als bestuur met de leden willen voeren is de zorg om de toekomst. Bij de uitnodiging ontvang je daarvoor een korte notitie. Bespreek die met elkaar zodat we een goede discussie kunnen hebben en daar mogelijk een beleid uit kunnen destilleren. De inbreng van leden is daar noodzakelijk voor!

Wij hopen dan ook dat er veel leden aanwezig zullen zijn. De uitnodiging met concept agenda voor de ALV 2018 welke op 21 april 2018 zal plaatsvinden, zal samen met de stukken naar het bij ons bekende e-mailadres gestuurd worden. Het is altijd mogelijk dat er iets mis gaat of dat er een e-mailadres veranderd is. Als je half maart nog niets ontvangen hebt, benader dan s.v.p. even het secretariaat.

Als je agendapunten hebt voor de ALV, stuur deze dan uiterlijk voor 7 april 2018 naar het bestuur voorzien van ten minste 5 namen van andere leden die dat punt besproken willen hebben (zie artikel 7.3 van het Huishoudelijk Reglement) en graag voorzien van een toelichting wat je met het agendapunt wilt en wat de achtergrond is van het agendapunt. Het is de bedoeling dat wij dan daar iets van in de agenda opnemen.  Op deze wijze kunnen anderen daar vooraf eens over nadenken.

Tijdens de ALV kunnen geen punten ingebracht worden waar een besluit over genomen moet worden, omdat de niet-aanwezige leden daar dan vooraf geen kennis van hebben kunnen nemen. Als er geen agendapunten worden aangemeld geldt de eerst verzonden agenda als de definitieve en komt er dus geen nazending.

Namens het bestuur,
Ruud

Af en toe geven deskundigen een code ROOD of ORANJE af voor de weersomstandigheden, met het dringende advies om niet de weg op te gaan. Maar ja, een van onze groepen heeft dan net een bijeenkomst en wat doe je dan? Het doorgaan van de activiteiten hebben wij als een grote prioriteit maar niet ten koste van alles. De coördinatoren en medewerkers moeten geen onverantwoorde risico’s lopen. Omdat het beleid tot nu toe niet echt duidelijk was willen wij als bestuur de volgende spelregels stellen.
Bij code ROOD in de regio waar deze wordt afgegeven gaat een bijeenkomst in die regio NIET door.

Als bestuur vinden wij het niet verantwoord mensen risico te laten lopen. Wij beseffen dat vaak achteraf pas vast te stellen is of een code rood inderdaad een onverantwoorde situatie met zich mee heeft gebracht en dat er altijd bezoekers zullen zijn die achteraf kritiek op het besluit hebben, maar wij willen niet gokken met de gezondheid van coördinatoren en medewerkers en bezoekers. Wij volgen de adviezen van de deskundigen!

Bij code ORANJE, is het aan de coördinatoren of de bijeenkomst doorgaat of niet. Van belang is wel dat de bezoekers hiervan, als het even kan, op de hoogte zijn dus kijk bij code ORANJE op onze website en op Fetlife.
De coördinator is, als hij besluit om een bijeenkomst niet door te laten gaan, uiteraard verplicht dit via de website en Fetlife zo snel mogelijk te communiceren.
Beste coördinator, wat de website aangaat, geef dit z.s.m. door aan beide webmasters en aan de voorzitter zodat zij hun best kunnen doen dit snel op de website te vermelden. Ook webmasters zijn vrijwilligers die niet altijd bereikbaar zijn, dus “waterdicht” is deze oplossing niet, vandaar de dringende vraag of je als coördinator het in elk geval zelf ook op Fetlife kan plaatsen. Plaatsing op Fetlife gebeurt niet door de webmasters.

Uiteraard is er een mogelijkheid dat code ORANJE erg kort voor de bijeenkomst wordt afgegeven zodat bezoekers mogelijk niet tijdig op de hoogte gesteld kunnen worden van het eventueel niet doorgaan van een bijeenkomst. Ook dan hecht het bestuur er aan dat coördinatoren en medewerkers géén onverantwoorde risico’s nemen en dat van de bezoekers ook gezond verstand verwacht mag worden. Eventuele klachten kunnen bezoekers uiteraard bij het bestuur neerleggen, maar bij de beoordeling daarvan zal het bestuur altijd uitgaan van de situatie van het moment waarop de beslissing is genomen en niet van de ervaring achteraf.

Bij code GEEL gaat het bestuur ervan uit dat de bijeenkomsten in principe doorgaan maar onverantwoorde risico’s moeten niet genomen worden.
In principe staat het bestuur altijd achter de beslissing van de betreffende coördinator. Deze heeft, behalve bij code ROOD, mandaat om zelfstandig en in overleg met andere coördinatoren en medewerkers van de groep, het risico af te wegen en daarop een besluit te nemen. Wanneer bezoekers het achteraf niet eens zijn met het genomen besluit, dan kunnen klachten alleen bij het bestuur worden ingediend.

Nu het weer kouder gaat worden en de herfst zich mooi aftekent gaan we hopelijk met frisse energie door met waar we eigenlijk het hele jaar mee bezig zijn. Het op een verantwoorde wijze vanuit de vier V’s ruimte bieden voor spel. Dat dit soms onverwacht onder druk kan komen te staan hebben de groepen in Dedemsvaart en Nijmegen moeten ervaren. Gelukkig is er voor Nijmegen snel een oplossing gevonden maar voor Dedemsvaart is dat nog zoeken.

Zelf ben ik na de kortstondige ziekte en het overlijden van mijn man Cees op 20 september, ook zoekend hoe het leven weer op te pakken. De zomer stond dus voor mij in het teken van zorg en verzorgen. Gelukkig hebben we een bestuur dat weet wat inspringen en overnemen van taken is. Zonder dat ik iets hoefde te vragen gebeurde dat. De mensen die op een of andere wijze gereageerd hebben op Cees zijn overlijden, bedankt daarvoor!

Op 18 november zal, zoals de coördinatoren weten, het Medewerkers-Overleg (MOV) gehouden worden in de Berghut te Amersfoort. Op het Coördinatoren-deel van de website staat de uitnodiging met de agenda. De bijeenkomst begint om 14.00 uur. Om 17.00 uur gaan we naar een restaurant om de bijeenkomst met een gezellig etentje af te sluiten. Dit etentje wordt de coördinatoren en medewerkers aangeboden door de vereniging. Geef nog wel even op met hoeveel medewerkers je komt zodat wij ook het restaurant kunnen aangeven met hoeveel mensen wij komen. Doe dat s.v.p. vóór 15 november!!

Hopelijk kunnen alle groepen vertegenwoordigd zijn bij het MOV omdat er ook best belangrijke zaken besproken worden en jullie mening voor het bestuur van belang is! 

Groeten,

Ruud

Voorzitter